Diarienummer
Avropets dnr xx
Datum
XXXX-XX-XX
Gulmarkerad text ändras eller tas bort innan utskick till ramavtalsleverantörer
Grå fält under punkt 1 fylls i av UM
Uppföljandekontroll av etiska och sociala krav 2014
Avropsförfrågan
(förnyad konkurrensutsättning)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
1 Avropsförfrågan
Detta är en avropsförfrågan enligt SKL Kommentus Inköpscentral ABs ramavtal
Uppföljandekontroll av etiska och sociala krav 2014 med projektnummer 10250. Samtliga
ramavtalsleverantörer får denna förfrågan genom avropsförfarandet förnyad
konkurrensutsättning.
Beställare
Avropande myndighet:
Organisationsnummer:
Postadress:
Postnummer:
Ort:
Myndighetens kontaktperson:
Telefon:
E-post:
Avropets benämning:
Uppdragsbeskrivning
Avropet avser kategori: OBS! endast en kategori per avropsförfrågan
1. Inspektion under två (2) dagar hos tillverkare
☐
2. Inspektioner under tre (3) dagar hos tillverkare och underleverantörer
☐
3. Revision under en (1) dag hos leverantörs huvudkontor
☐
Kategoribeskrivningar, se bilaga 3.
Aktuellt företag, land och adress:
Antal anställda
Produktområde
Specificering av kompetens som krävs för det enskilda avropet
Begärd leveranstid/utförandetid
Eventuellt andra villkor
Önskemål angående leveransplan/motsvarande
Eventuella övriga krav
Kommentarer
2(10)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
Detaljerad uppdragsbeskrivning
Exempel:
Inspektion av företaget ska ske under en (1) dag på deras huvudkontor i Solna. Syftet med
inspektionen är att granska dokumentation och rutiner samt intervjua nyckelpersoner i syfte att
klargöra om ramavtalets krav på socialt ansvarstagande, se bilaga 1, uppfylls eller inte.
Ramavtalsleverantören ansvarar för planering av inspektionen i dialog med företaget angående
datum för inspektion, vilken dokumentation och rutiner som ska granskas samt vilka funktioner
som ska intervjuas. Särskilt följande dokumentation ska kontrolleras och redovisas i den skriftliga
rapporten:
Leverantörsavtal för tillverkning av de produkter som omfattas av avtalet
Uppförandekod (eller motsvarande)
Dokumentation från uppföljning (revisionsrapporter)
Dokumentation som styrker ev. korrigerande åtgärder utifrån resultatet i uppföljningen
Leverantörsregister
Styrdokument och rutinbeskrivningar för arbete med sociala krav vid tillverkningen.
Inspektionen ska innehålla startmöte, intervjuer med relevanta chefer och medarbetare,
dokumentgranskning och avslutande möte.
Resultatet av inspektionen ska redovisas i en skriftlig rapport. I rapporten ska framgå hur
leverantören följer de etiska och sociala krav som beskrivits i bil. 1. Avvikelser ska redovisas.
Rapporten ska innehålla följande delar:
– inledning med information om inspektionens syfte, ev. avvikelse från metod, uppdragsgivare,
tidplan mm
– beskrivning av tillverkningsplatsen/platserna, ev. underleverantörer och vilka produkter som
tillverkas
– redovisning av intervjuer som genomförts
– redovisning av dokument som granskats
– redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras.
– i vilken omfattning leverantören uppfyller eller inte uppfyller de krav som ställts i ramavtalet
(bil. 1)
– sammanfattning och rekommendation till åtgärd samt leverantörens uppfattning av hur snabbt
de kan åtgärdas
– eventuell annan relevant information
Rapporten ska vara skriven på svenska. Den ska vara på minst 10 sidor i A4-format. Innan
rapporten slutligen fastställs ska avstämning med företaget ske. Detta innebär ev. att vissa
ändringar och kompletteringar kan behövas. Rapporten ska kunna utgöra beslutsunderlag för
vilka framtida åtgärder upphandlande myndigheter/enheter ska genomföra avseende gällande
avtal med leverantören. Till exempel behov om ytterligare inspektioner hos underleverantörer.
Resultatet ska också kunna ligga till grund för leverantörens eget uppföljningsarbete med att
åtgärda de brister som uppmärksammats.
Utvärderingskriterium
Den Ramavtalsleverantör som offererat lägsta totalpris för uppdraget kommer att tilldelas
kontrakt.
3(10)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
Frågor under anbudstiden
Om denna avropsförfrågan upplevs som otydlig eller om några av de ställda kraven är orimliga,
onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att
beställaren kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Frågor
ställs via TendSign/e-avrop/mail. Sista dag att inkomma med frågor är XXXX-XX-XX.
Inlämnande av avropssvar
Detta dokument ska användas som avropssvar, se punkt 2. Svaret ska vara formulerat på svenska.
Avropssvaret, som ska vara skriftligt, ska ha inkommit till beställaren senast XXXX-XX-XX. Denna
dag betecknas som ”sista dag för avropssvar”. Avropssvar som inkommer efter detta datum samt
avropssvar inlämnade via e-post eller fax prövas ej.
Tilldelningsbeslut
Tilldelningsbeslut om vilken Ramavtalsleverantör som kommer att tilldelas kontrakt samt
information om utvärderingen kommer att meddelas samtliga Ramavtalsleverantörer, som
lämnat avropssvar.
Meddelande om tilldelningsbeslut och upphandlingsprotokoll kommer att skickas ut med e-post
till den e-postadress som registrerats i TendSign i samband med avropssvarsinlämningen.
Tilldelningsbeslutet utgör inte en accept i avtalsrättslig mening.
Övrigt
Avropet regleras därefter i upprättat kontrakt.
4(10)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
2 Avropssvar
Avropssvaret ska vara bindande t.o.m. XXXX-XX-XX.
☐ Ja
Avropssvarets giltighetstid bekräftas
Ramavtalsleverantörsuppgifter
Ramavtalsleverantörens företagsnamn:
Organisationsnummer:
Postadress:
Postnummer:
Ort:
Kontaktperson för avropssvaret:
Telefon:
E-post:
Priser och leveranstid
Ramavtalsleverantören ska ange pris för ovan angivna uppföljandekontroll/revision. I priset ska
ingå samtliga kostnader för inspektionen såsom framtagande av rapport etc. Inga tillkommande
kostnader får förekomma. Priserna skall anges i SEK exklusive moms.
Ramavtalsleverantören ska också ange beräknad leveranstid i antal veckor efter eventuell
kontraktsskrivning. Denna uppgift utvärderas ej. Maximal leveranstid är 15 veckor.
Totalpris detta uppdrag:
SEK
Beräknad leveranstid:
veckor
Ramavtalsleverantörens kommentar:
Uppdragsutförare
Ange vilken/vilka person/er som kommer att utföra detta uppdrag samt vilken kompetens och
erfarenhet den/dessa har från liknande uppdrag:
Namn:
Erfarenhet:
Undertecknande av avropssvar
Samtliga krav i denna inbjudan inklusive eventuell kompletterande information och
förtydliganden som delgetts under tiden för inkommande av anbudssvar godkänns
genom behörig företrädares underskrift.
Ort:
Datum:
XXXX-XX-XX
5(10)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
Underskrift av behörig företrädare:
…………………………………………………………
Namnförtydligande:
6(10)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
Bilaga 1
Socialt ansvarstagande
Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att produktionen av de varor som levereras under
avtalstiden sker under sådana förhållanden som är förenliga med grundläggande arbetsvillkor i
hela produktionskedjan. Varor som levereras ska vara producerade under förhållanden som är
förenliga med:
ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet
samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182),
FN:s barnkonvention artikel 32,
arbetsmiljölagstiftning enligt ILO 170 (om säkerhet vid användning av kemiska produkter),
ILO 155 (om arbetsskydd och arbetsmiljö), ILO 148 (om skydd för arbetstagare mot
yrkesrisker i arbetsmiljön som förorsakas av luftföroreningar, buller och vibrationer) samt
övrig arbetslagstiftning om gäller i tillverkningslandet,
samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön samt det socialförsäkringsskydd
som gäller i tillverkningslandet.
Under kontraktsperioden har SKI rätt till insyn och rätt att kontrollera, exempelvis via inspektion,
och rapportera kring leverantörens uppföljning av de sociala kraven.
Leverantören ska medverka till att inspektion kan utföras enligt ovan med utlämnade av adresser,
kontaktuppgifter till produktionsanläggningar och andra eventuella förberedelser som är
nödvändiga för inspektionens genomförande.
Leverantören ska senast ett år efter att ramavtal undertecknas redovisa svar på det
uppföljningsformulär som bifogas (bilaga 5 till ramavtalet), om hur man lever upp till sociala krav i
leverantörskedjan.
Vid underlåtenhet att uppfylla de särskilda kontraktsvillkoren, ska Leverantören, inom den
tidsfrist som överenskommits mellan Leverantören och SKI, vidta åtgärder till förbättringar enligt
en handlingsplan. Om åtgärder inte vidtas inom avtalad tid, kommer detta betraktas som att
leverantören väsentligen har brutit mot avtalet och SKI kan komma att häva avtalet.
Om Leverantören motarbetar genomförandet av inspektion kan detta komma att betraktas som
ett väsentligt avtalsbrott.
7(10)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
Bilaga 2
Sociala och Etiska krav
1 § Varor som levereras enligt detta kontrakt ska vara framställda under förhållanden som är
förenliga med:
– ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182,
– FN:s barnkonvention, artikel 32,
– det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt
– den arbetsrätt, inklusive regler om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller
i tillverkningslandet.
2 § Leverantören är skyldig att på anmodan från SKI redovisa att kraven i 1 § uppfylls.
Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som SKI begär om detta inte är oskäligt.
Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för SKI att själv eller genom ombud kontrollera på
plats att kraven i 1 § uppfylls. Detta sker t.ex. genom att vid begäran lämna adress – och
kontaktuppgifter till tillverkare i ett eller flera led av de varor som produceras för ramavtalets
avropare.
3 § Skulle SKI, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av SKI eller på uppdrag
av SKI eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven i 1 § inte uppfylls är
Leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav. I annat fall gäller
vad som sägs i 4 §.
4 § Bristande uppfyllelse av skyldigheterna i 1 - 3 § innebär ett kontraktsbrott. SKI får med
anledning av kontraktsbrottet begära rättelse inom den tid SKI bestämmer förutsatt att tidsfristen
inte är oskäligt kort. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har SKI rätt till ersättning som
står i proportion till SKIs intresse av att kraven följs, uppsägning eller hävning. Valet av påföljd får
inte vara oproportionerligt i förhållande till kontraktsbrottet.
8(10)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
Bilaga 3
Kategori 1 - inspektion/revision under två (2) dagar.
Krav gällande inspektion/revision under två (2) dagar hos tillverkare. Inspektionen/revisionen
ska genomföras av två (2) representanter från anbudsgivaren. Den ska innehålla observationer av
förhållanden på arbetsplatsen som angivits i beställningen av inspektionen/revisionen.
Representanter för anbudsgivaren ska genomföra intervjuer med arbetare, ev. fackombud samt
företagsledning. Vissa intervjuer kan genomföras i arbetarnas hem eller någon annanstans där
företagsledningen inte är närvarande. Antalet arbetare som ska intervjuas varierar beroende på
hur många arbetare som är verksamma på tillverkningsplatsen vilket får avgöras i den förnyade
konkurrensutsättningen av inspektionen/revisionen.
Anbudsgivaren ska granska dokument såsom anställningsavtal, löneutbetalningar, styrdokument
och rutinbeskrivningar. Vilka dokument som ska granskas ska vara anpassat för respektive land.
Dokumentens giltighet ska jämföras med resultatet från intervjuer och fabriksinspektionen för att
en sammantagen bedömning ska kunna göras. Intervjuer och inspektion av dokument ska göras
för att fastställa vilka och i vilken omfattning underleverantörer används för den aktuella
tillverkningen. Inspektionen kan vara förbokad eller inte förbokad med företagsledningen. Detta
anges i varje enskild förnyad konkurrensutsättning. En sammantagen bedömning av leverantörens
förmåga att leva upp till kraven ska göras. Den redovisas separat i en skriftlig rapport.
Kategori 2 - inspektion/revision under tre (3) dagar.
Inspektioner/revisioner under tre (3) dagar hos tillverkare och underleverantörer.
Inspektionen/revisionen ska genomföras av två (2) eller flera representanter från anbudsgivaren.
Den ska innehålla observationer av förhållanden på arbetsplatsen som angivits i den förnyade
konkurrensutsättningen av inspektionen/revisionen. Representanter för anbudsgivaren ska
genomföra intervjuer med arbetare, ev. fackombud samt företagsledning. Vissa intervjuer kan
genomföras i arbetarnas hem eller någon annanstans där företagsledningen inte är närvarande.
Antalet arbetare som ska intervjuas varierar beroende på hur många arbetare som är verksamma
på tillverkningsplatsen vilket får avgöras i den förnyade konkurrensutsättningen av
inspektionen/revisionen.
Anbudsgivaren ska granska dokument såsom anställningsavtal, löneutbetalningar, styrdokument
och rutinbeskrivningar. Vilka dokument som ska granskas ska vara anpassat för respektive land.
Dokumentens giltighet ska jämföras med resultatet från intervjuer och fabriksinspektionen för att
en sammantagen bedömning ska kunna göras. Intervjuer och inspektion av dokument ska likaså
göras för att fastställa vilka och i vilken omfattning underleverantörer används för den aktuella
tillverkningen. Inspektionen kan vara förbokad eller inte förbokad med företagsledningen. Detta
anges i varje enskild förnyad konkurrensutsättning.
Sådana inspektioner ska innehålla observationer av förhållanden på arbetsplatsen som angivits i
förnyad konkurrensutsättning av inspektionen/revisionen.
En sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven ska göras.
Den redovisas separat i en skriftlig rapport. Inspektioner ska genomföras hos underleverantörer i
ett eller flera led till tillverkaren.
9(10)
Diarienummer:
Avropets dnr xx
Kategori 3 - inspektion/revision under en (1) dag hos leverantörs
huvudkontor.
Inspektion/revision under en (1) dag hos leverantörs huvudkontor. Inspektion/revision ska
genomföras av en (1) representant för anbudsgivaren. Den ska genomföras hos leverantör som
UM har avtal med och som har tillverkning förlagd i annat land.
Inspektionen/revisionen ska innehålla en granskning av dokument som beskriver hur och om
tillverkningen genomförs enligt de krav UM ställt i sina upphandlingar och leverantör bekräftat i
anbud. Sådana dokument kan vara styrdokument, rutinbeskrivningar, dokument som beskriver
förhållanden på tillverkningsplatsen mm. Särskilt följande dokumentation ska kontrolleras och
redovisas i den skriftliga rapporten:
– inspektionsprotokoll
– bekräftelser på åtgärdade brister
– kontakt och uppdragsbeskrivningar för sociala revisioner
– betalda fakturor för att fastställa att rätt leverantör uppgivits
Inspektionen/revisionen kan vara förbokad eller inte förbokad med företagsledningen. Detta
anges vid varje enskild förnyad konkurrensutsättning. En sammantagen bedömning av
leverantörens förmåga att leva upp till kraven ska göras. Den redovisas separat i en skriftlig
rapport.
10(10)
