KOMMERSIELLA VILLKOR
AVTALSPARTER
I upphandling / har nedanstående parter, Upphandlingscenter och leverantören,
träffat följande avtal:
UPPHANDLINGSCENTER
/
LEVERANTÖREN
/
1.0
1.1
KOMMERSIELLA VILLKOR
OMFATTNING
1.1.1
Avropsberättigade myndigheter
Följande myndigheter är avropsberättigade på avtalet:
Beställare
Organisationsnummer
Borlänge kommun
21 20 00 - 2239
Falu kommun
Ludvika kommun
Gagnefbostäder AB
21 20 00 - 2221
21 20 00 – 2270
55 65 27 – 7463
Volym (tkr) per år
Trycksaker/
Exponeringsprodukter
1 000/ 300
1 600/ 400
400 / 100
10 / 5
Hemsida
www.borlange.se
www.falun.se
www.ludvika.se
www.gagnef.se
Avropsberättigade myndigheter benämns fortsättningsvis beställare.
Volymuppgifter baseras på tillgänglig statistik och uppskattning samt kan komma
att såväl över- som underskridas. Leverantören ska leverera det faktiska behovet.
1.2
AVTALSTID
Detta avtal gäller från och med avtalets tecknande och 24 månader framåt med
med rätt till förlängning i högst upp till 12 + 12 månader med oförändrade villkor.
Upphandlingscenter meddelar leverantören senast sex (6) månader innan avtalets
slutdatum om förlängningsmöjligheten kommer att nyttjas.
1.3
BESTÄLLNINGAR/AVROP
Görs av respektive enhet. I beställningen ska anges produkt, antal, önskad
leveransdag.
1.3.1
Trycksaker
Rangordnat avtal vid beräknat värde under 15 000 sek.
Förnyad konkurrens vid ett beräknat värde över 15 000 sek.
Maximalt kan det bli tre(3) leverantörer på detta avtal förutsatt att så många
kvalificerade anbud inkommer.
För både rangordnat avrop och förnyad konkurrens gäller att svarar inte
anbudsgivaren inom rätt svarstid på avropsförfrågan gäller att den inte har för
avsikt att lämna offert.
Avrop ska vara skriftliga eller via e-post. Avrop kan omfatta flera trycksaker, värdet
är summan av hela avropsförfrågan. Vid avrop anges önskat papper (inlaga,
omslag), antal exemplar, leveransdag mm som kan vara aktuellt.
1(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
Beställaren ska även vid avrop ange om man önskar ett provtryck för godkännande
innan den slutliga produktionen görs.
Vid beställning ska orderbekräftelse omgående skickas till beställare.
I det fall när beställare är osäker på om värdet överstiger 15 000 ska den
leverantör som är rangordnad etta inom en arbetsdag på begäran av beställaren
ange värdet av tänkt beställning så att beställare kan göra rätt typ av avrop.
Rangordnat avtal vid beräknat värde under 15 000 sek:
För ett avrop upp till 15 000 sek är leverantörerna rangordnade, dvs rangordnat
avtal, rangordningen bestäms av utvärderingen, den leverantör som lämnat totalt
lägsta pris för trycksaker rangordnas etta osv. Beställare ska vända sig till
leverantör som är rangordnad etta först och därefter tvåan osv.
Om leverantör som är rangordnad etta tackar nej mer än tre gånger under ett år så
förbehåller beställaren sig rätten att flytta ner den leverantören till en lägre
rangordning (gäller ej akuta jobb som anges nedan).
Eftersom det kan förekomma behov av akuta jobb till ett värde av maximalt 10 000
sek vid ett avropstillfälle så är leverantörens svarstid på denna avropsförfrågan två
(2) timmar (kontorstid 7:30-16:30). Leveranstiden kan i undantagsfall vara samma
dag upp till tre dagar efter avrop, leveransdag anges i avropet. Kan inte
anbudsgivare som är rangordnad etta göra detta jobb inom föreskriven tid går
avropsförfrågan vidare till tvåan osv.
Förnyad konkurrens vid ett beräknat värde över 15 000 sek:
Vid högre värde, när beställaren uppskattar att värdet kan vara över 15 000 sek
görs en förnyad konkurrensutsättning. Leverantör ska lämna offert inom 48 timmar
(helgdagar räknas inte) ex sänds en förfrågan på fredag kl 15:00 så ska
anbudsgivaren lämnat pris senast tisdag veckan därpå kl 14:59. 48 timmars
svarstid gäller om inte längre svarstid angivits i avropsförfrågan.
1.3.2
Exponeringsprodukter
Rangordnat avtal vid beräknat värde under 15 000 sek.
Förnyad konkurrens vid ett beräknat värde över 15 000 sek.
Maximalt kan det bli tre(3) leverantörer på detta avtalförutsatt att så många
kvalificerade anbud inkommer.
För både rangordnat avrop och förnyad konkurrens gäller att svarar inte
anbudsgivaren inom rätt svarstid på avropsförfrågan gäller att den inte har för
avsikt att lämna offert.
Avrop ska vara skriftliga eller via e-post. Avrop kan omfatta flera
exponeringsprodukter, värdet är summan av hela avropsförfrågan.
Vid beställning ska orderbekräftelse omgående skickas till beställare.
I det fall när beställare är osäker på om värdet överstiger 15 000 ska den
leverantör som är rangordnad etta inom en arbetsdag på begäran av beställaren
ange värdet av tänkt beställning så att beställare kan göra rätt typ av avrop.
Rangordnat avtal vid beräknat värde under 15 000 sek:
För ett avrop upp till 15 000 sek är leverantörerna rangordnade, dvs rangordnat
avtal, rangordningen bestäms av utvärderingen, den leverantör som lämnat totalt
2(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
lägsta pris för trycksaker rangordnas etta osv. Beställare ska vända sig till
leverantör som är rangordnad etta först och därefter tvåan osv.
Om leverantör som är rangordnad etta tackar nej mer än tre gånger under ett år så
förbehåller beställaren sig rätten att flytta ner den leverantören till en lägre
rangordning (gäller ej akuta jobb som anges nedan).
Eftersom det kan förekomma behov av akuta jobb till ett värde av maximalt 10 000
sek vid ett avropstillfälle så är leverantörens svarstid på denna avropsförfrågan två
(2) timmar (kontorstid 7:30-16:30). Leveranstiden kan i undantagsfall vara samma
dag upp till tre arbetsdagar efter avrop, leveransdag anges i avropet. Kan inte
anbudsgivare som är rangordnad etta göra detta jobb inom föreskriven tid går
avropsförfrågan vidare till tvåan osv.
Förnyad konkurrens vid ett beräknat värde över 15 000 sek:
Vid högre värde, när beställaren uppskattar att värdet kan vara över 15 000 sek
görs en förnyad konkurrensutsättning. Leverantör ska lämna offert inom 48 timmar
(helgdagar räknas inte) ex sänds en förfrågan på fredag kl 15:00 så ska
anbudsgivaren lämnat pris senast tisdag veckan därpå kl 14:59. 48 timmars
svarstid gäller om inte längre svarstid angivits i avropsförfrågan.
1.3.3
Kopiering- och sammanträdesservice
Avtal med en leverantör.
Beställningsrutiner sker enligt överenskommelse med leverantören.
1.4
PRIS OCH PRISJUSTERING
Eventuella start- och ställkostnader ska ingå i offererade priser.
Priserna ska vara fasta till och med därefter kan ersättningen justeras enligt
Nettoprisindex, NPI med basmånad november 2013 och uppräkningsmånad
november 2014. Prisändringar +/- 2 % justeras inte.
Part har rätt utifrån indexförändring begära prisjustering, eventuell
prisändringsförslag ska lämnas skriftligt, med indexuppräkning fyra (4) veckor före
prisändringens ikraftträdande.
Prisjustering kan göras en gång per år och är fast i minst 1 år. Prisjustering kan ej
göras/gälla retroaktivt.
Vid eventuell ändring under avtalstiden ska leverantören tillhandahålla en
uppdaterad prisbilaga i excel format inom 10 arbetsdagar.
1.5
KAMPANJPRIS
Vid eventuell kampanjpris på avtalsvara ska det lägre priset gälla. Det är
leverantören som ser till att detta sker.
1.6
ÄNDRINGSBEGÄRAN VIA E-AVROP
Funktionen ändringsbegäran på avtalets sida på e-avrop.com (https://www.eavrop.com/upphandlingscenterfbr/e-Avtal/Defult.aspx) ska användas då säljaren
önskar ändra eller uppdatera text avseende avtalet. Detta gäller även uppdatering
av kontaktuppgifter, prisjustering m.m.
1.7
MOMS
Moms tillkommer på samtliga priser.
1.8
RETURER/GARANTIER
3(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
Vid felleverans eller felaktigheter i varor ska returtjänsten vara kostnadsfri för
beställaren. De returtjänster som finns ska anges i anbudet.
Avroparen ska kunna skicka retur direkt mot ramavtalsleverantören, oavsett vad
returen avser.
Garantitid enligt köplagen, undantaget är banderoller, vepa samt Rollups ( i Grupp
2 Exponeringsprodukter) där 3 års beständighet gäller på banderroller och 3 år på
kassettens funktion för Rollups.
1.9
BETALNINGSVILLKOR
För betalning av faktura gäller 30 dagars betalningstid från rättvisande fakturas
ankomstdag. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger
beställaren betalning på närmast följande bankdag. Fakturerings- och
expeditionsavgifter godkänns inte. Dröjsmålsränta accepteras enligt räntelagen.
Om eventuell försenad betalning kan härledas till felaktig eller ofullständig faktura
accepteras inte dröjsmålsränta. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska
villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem.
1.10
FÖLJESEDLAR OCH FAKTUROR
Följesedel sänds med godset till mottagaren. Beställarens namn + referenskod,
antal kolli per beställning, leveransadress samt beställningsnummer ska anges på
transport- och följehandlingar. En faktura per avrop/beställning. Följesedelns
nummer ska kunna härledas till fakturan.
Aktuella fakturaadresser meddelas i samband med avtalstecknande/beställning.
Borlänge, Falun och Ludvika kommuners fakturor skannas f.n. via externt företag.
Fakturorna ska skickas till:
Borlänge kommun
Box 309
737 26 FAGERSTA
Falu kommun
Fakturaenheten, Box 812
791 29 FALUN
Ludvika kommun
Box 184
771 24 LUDVIKA
Gagnef Bostäder ab
1.11
785 80 GAGNEF
ELEKTRONISK HANDEL OCH FAKTURAHANTERING
Kommunerna är i olika faser i sina e-handels- och fakturaprocesser. Ett första steg i
utveckling mot e-handel är införande av e-fakturor.
Val av lösning bestäms av respektive kommun. Ett gemensamt grundkrav är att
leverantören på anmodan av respektive kommun:
ska kunna skicka prislista (t ex excel eller pricat)
ska kunna ta emot en beställning elektroniskt (tex e-post eller EDI-order)
ska kunna skicka en elektronisk faktura enligt SFTI standard (det finns
portallösningar kostnadsfritt)
Fakturorna måste märkas med en referenskod i fältet ”Er referens” som beställaren
uppger vid beställning. Uppges ingen referenskod får inte beställningen verkställas.
Gäller samtliga fakturor oberoende hantering.
Fakturorna ska innehålla:
- fakturanummer
- fakturadatum
- fakturabelopp
- momsbelopp
- kostnadsställe
- referenskod
- bankgironummer och/alt plusgironummer
- organisationsnummer/VAT-nummer
4(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
1.12
LEVERANSVILLKOR
1.12.1
Trycksaker och Exponeringsprodukter
Levereras ska ske fritt anvisad plats leverantören ska försäkra sig om att beställare
eller annan person hos beställaren finns på plats för mottagning av beställda varor.
Leverans ska ske inom 7 arbetsdagar efter godkänd orderbekräftelse under
mottagarens ordinarie arbetstid, såvida annan överenskommelse inte träffats.
Undantaget är akut jobb som kan variera mellan noll och tre arbetsdagars
leveranstid.
Avropat materiel skall vara emballerat för att undvika skada, märkt med innehåll,
antal samt beställare så att mottagningskontrollen underlättas. Varje kolli får inte
väga mer än 15 kg.
1.12.2
Kopiering- och sammanträdesservice
Levereras ska ske till anvisad plats. Leverans ska ske enligt önskemål från
kommunen, akuta jobb kan kräva att leverans ska ske samma dag. Leverantören
ska försäkra sig om att beställare eller annan person hos beställaren finns på plats
för mottagning av beställda varor.
Avropat materiel skall vara emballerat för att undvika skada, märkt med innehåll,
antal samt beställare så att mottagningskontrollen underlättas. Varje kolli får inte
väga mer än 15 kg.
Leverantören ska i största möjliga mån samdistribuera avrop till beställaren,
skriftlig överenskommelse vid varje utkörning/budservice ska ske med ansvarig
beställare. Beställningar ska inte ligga mer än 5 arbetsdagar hos leverantören om
inte annat överenskommits.
1.13
VITE
Vite ska utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 %
av värdet av den del av godset som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett
bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 15 % av sagda värde.
1.14
LEVERANSADRESS
För Trycksaker och Exponeringsprodukter: till enheter inom respektive beställare.
Under avtalstiden kan nya enhet tillkomma och avgå. Vid tillkommande enheter ska
samma villkor gälla även dessa.
För Kopiering- och sammanträdesservice: till Borlänge kommun, adress framgår av
prisbilagan. Option ingår för Falu kommun om de i framtiden önskar avropa denna
tjänst.
1.15
STATISTIK
Statistik med uppgifter över levererade varor/enhet, volym och belopp per
beställare ska efter anmodan, inom 20 arbetsdagar, kostnadsfritt sändas till
Upphandlingscenter samt respektive beställare. I statistiken ska de
nettoprissatta/avtalade produkterna vara märkta, övriga produkter/rabatterade
produkter ska också framgå. Vi ser gärna att statistik erhålls på fil (Microsoft
Excel-format).
1.16
FÖRSÄKRING
Leverantören ska under hela avtalstiden upprätthålla gällande företagsförsäkring
och ansvarsförsäkring anpassad för det aktuella avtalsområde samt på anmodan
kunna uppvisa bevis på betalade försäkringsavgifter.
Om leverantören inte tecknat försäkring eller betalat avgift för försäkring är detta
grund för omedelbar hävning av avtal.
5(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
1.17
SOCIALA OCH ETISKA KRAV
Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet.
Produkter som levereras till beställaren ska vara framställda under förhållanden
som är förenliga med:
1.18
ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 100, 105, 111, 138 och 182
FN:s barnkonvention, artikel 32
Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det
socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.
UPPSTARTSMÖTE
Vid avtalsstart eller när det sker förändringar gällande avtalade tjänster och
produkter ska leverantören på eget initiativ kostnadsfritt erbjuda
utbildning/information till personal hos beställarna. Vid uppstartsmötet bestäms
även tidpunkt för avtalsuppföljning.
1.19
REFERENSGRUPP - AVTALSUPPFÖLJNING
För att säkerställa samarbetet mellan beställare och leverantör inrätta en
referensgrupp med representanter från varje beställare och leverantör, även
avtalets kontaktperson från Upphandlingscenter ska delta. Gruppen ska träffas en
gång per år.
Leverantören/Upphandlingscenter är sammankallande och kallelse ska gå ut minst
30 dagar före träffen som ska ske i samarbete med Upphandlingscenter, Ludvika
kommun. Centrala punkter för gruppens arbete ska bland annat vara:
Uppföljning (leveranser, inkomna synpunkter på vara/tjänst, fakturering,
statistik),
administrativa rationaliseringar,
utveckling och samarbete,
information och utbildning och
miljö.
Leverantören bekostar själv sina resor och traktamenten för att träffa beställare.
Kallelse till referensgruppens första träff kommer att skickas ut i samband med
avtalstecknandet.
1.20
LAGAR/FÖRORDNINGAR/FÖRESKRIFTER
Leverantören ansvarar för att all relevant lagstiftning efterlevs.
1.21
VARUMÄRKE OCH IMMATERIELL RÄTT
Hänvisning till beställaren i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte
göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan beställarens i
förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med
beställaren avseende informationsmaterial som ska publiceras.
1.22
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan
Upphandlingscenters skriftliga medgivande.
1.23
UNDERLEVERANTÖR
För underleverantör gäller samma villkor och krav som för leverantören. Det är
leverantörens skyldighet att upplysa/informera underleverantören vilka villkor som
gäller. Leverantören ansvarar för underleverantörs arbete som för eget arbete och
för att underleverantör följer tecknat avtal.
De underleverantörer som anbudsgivaren avser att nyttja under avtalsperioden
måste vara tillfrågade. Anbudsgivaren ska på begäran från beställaren vid
avtalstecknande uppvisa en kopia på samarbetsavtal eller liknande som styrker att
anbudsgivaren och underleverantören samarbetar kring de tjänster som omfattas
av upphandlingen. Om leverantör under avtalstiden vill använda underleverantör
som inte ingått i anbudet ska detta anmälas och godkännas av Upphandlingscenter.
1.24
OMFÖRHANDLING
6(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade
förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte.
Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt
för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från
skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse.
1.25
FEL OCH BRIST
Skulle leverantören brista i fullgörandet av avtalad vara/tjänst, eller skulle tjänsten
väsentligt försenas eller utebli, har beställaren rätt att ersätta varan/tjänsten från
annan leverantör.
Leverantören ska ersätta beställaren för uppkomna merkostnader som skadan eller
felet orsakat.
1.26
SKADA
Leverantören är ansvarig gentemot beställaren för skador som leverantören
orsakat. Leverantören ska omgående meddela beställaren om sådan skada
inträffat. Leverantören ska svara för de merkostnader/skadestånd som beställaren
kan kräva.
1.27
HÄVNING
Part får häva ingånget avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden och
avtalsbrottet är av väsentlig betydelse.
Beställaren har rätt att häva avtalet, utan att motparten kan ställa krav på
ersättning, om:
om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller kommer på sådant obestånd
att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden.
om leverantören har misskött inbetalning av skatter och sociala avgifter.
om leverantören köps upp eller att ägarförhållanden väsentligt förändras
om leverantören inte följer reglerna för etik och affärsmässighet
om leverantören bryter mot annan del av avtalet och det kan anses vara av vikt
för beställaren att bestämmelsen efterlevs.
Hävs avtalet enligt ovan, är leverantören ersättningsskyldig för den skada
(kostnadsökning m.m.) som avtalsbrottet förorsakat.
1.28
FORCE MAJEURE
Part är befriad från fullgörande av sina åtaganden enligt detta avtal, om denne
visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll – såsom krig,
naturkatastrof, myndighetsbestämmelse, lag eller liknande – och som parten inte
skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingående och vars följder
parten inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Så snart hindret upphör ska
åtagandet fullgöras på avtalat sätt.
Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan
medföra att denna bestämmelse ska tillämpas. Till förtydligande är parterna
överens om att strejk eller lockout hos part samt blixtnedslag, översvämning eller
eldsvåda i leverantörens driftlokaler inte utgör force majeure.
Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid händelsens upphörande.
1.29
TVIST
Tvist med anledning av avtalet mellan beställaren och leverantören ska, om
parterna inte kommer överens, avgöras av allmän domstol vid beställarens hemort,
med tillämpning av svensk rätt.
1.30
OPTION – GÄLLER KOPIERING- OCH SERVICE
Falu kommun har möjlighet att avropa option gällande Grupp 3 Kopiering och
sammanträdesservice om behov kan uppstå under avtalsperioden.
1.31
HANDLINGARNAS INBÖRDES RANGORDNING
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa handlingar skulle visa sig
vara motsägelsefulla i något avseende gäller de i följande ordning:
1.
skriftliga ändringar och tillägg till avtal
7(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
1.32
2.
avtal med bilagor
3.
eventuellt kompletterat förfrågningsunderlag
4.
förfrågningsunderlag med bilagor
5.
eventuellt förtydligande av anbud
6.
anbud med bilagor
AVTALET
Kommersiella villkor och de krav som ställs kommer att ligga till grund för avtalet.
Avtalet kommer att bli upprättat i två likalydande exemplar. Efter påskrift tar
parterna var sitt.
8(8)
