Protokoll – styrelsemöte 2016-09-20
Närvarande: Johanna E, Johanna H, Gunnar, Miranda, Sofie, Andreas
Vid pennan: Andreas
1. Medlemsläge
Gunnar, Sofie och Johanna E meddelar att det kom 18 personer på provsjungnigen den
15 september. Samtal pågår med de som gått vidare. Det var bra att deltagare från kören
deltog som värdar under provsjungningen. Det ”öppna” repet den 8 september var
mycket uppskattat.
Johan Höglund har meddelat att han slutar i kören.
Niklas Persson har ännu inte meddelat om han avser att vara vilande under hösten.
Johanna H ska prata med honom och även upplysa om möjlighet att söka dispens.
Några medlemmar har varit borta vid två av de tre rep som varit sedan terminsstart.
Styrelsen ska bli bättre på att snabbt ”fånga upp” och föra samtal med medlemmar som
varit borta fyra gånger.
2. Ekonomi
Medlemsavgifterna har börjat betalas in på kontot. Miranda ska påminna kören att sista
betalningsdag är 2016-09-30.
3. Nya arbetsgrupper
De nya arbetsgrupperna är på gång. Vissa medlemmar har inte inkommit med sina
önskemål än. Andreas ska påminna dessa att lämna in sina önskemål senast nu på onsdag
(2016-09-21).
Dialog om arbetsgrupp ska föras med de (eventuella) nya medlemmarna och (vid behov)
även med medlemmar som inte får sina förstahandsval.
Sofie, Gunnar och Johanna E ska, när alla önskemål kommit in och dialoger har förts
med aktuella medlemmar, göra den slutliga gruppindelningen.
Sofie har påbörjat ett utkast till spelningslathund. Hon mailar ett utkast till styrelsen, som
ska lämna synpunkter på detta till henne senast nu på torsdag (2016-09-21). Därefter
skickas utkastet till Johanna E, som sätter ihop och redigerar utkastet till ett färdigt
dokument.
Andreas ska göra en gruppbeskrivning. Miranda ska ta fram förslag på fasta
arbetsuppgifter för Fixargruppen. Hon skickar sina förslag till Andreas så fort som
möjligt.
Målet är att spelningslathunden och gruppbeskrivningen ska vara klara nästa onsdag
(2016-09-28) för att kunna delas ut till grupperna på repet samma vecka.
4. Föregående protokoll – lösa trådar
Sofie ska dubbelkolla med David angående julspelningen på SR den 14 december. Oklart
om David själv ska ansvara för spelningen eller om en (spelnings)producent ska ta över
ansvaret enligt den spelningsordning som har beslutats.
Extranyckel till kyrkan på gång. Sofie har pratat med kyrkvärden (Ana María), som
hänvisat till den nya prästen (som i sin tur hänvisat frågan till församlingens
nyckelansvariga person).
Spelningsförfrågan med tillhörande kommunikation, som inkommit via Miranda, har av
Louise (producent) skickats till styrelsen. Eftersom det inte rör sig om en styrelsefråga ska
frågan hänvisas till Musikgruppen.
Allt är klart inför ”frieri-spelningen” i Danmarks kyrka nu på söndag (2016-09-25). Vissa
frågor som rör bild- och ljudupptagning har dykt upp. Musikgruppen ser helst inte att
kund/arrangör lägger upp material med kören utan körens godkännande. Eftersom vi
inte varit tydliga med detta i våra samtal med kunden/arrangören i detta fall kommer
ingen vidare åtgärd att tas denna gång.
5. Anonymt mail till styrelsen
Styrelsen fick under våren ett anonymt mail från en medlem som hade synpunkter på hur
kören och dess arbetsgrupper syns utåt (i sociala medier etc.) samt hur vi marknadsför
vårt varumärke. Hen påpekade bl.a. att det inte är okej att vi lägger upp bilder på kören
där vi dricker alkohol m.m. Styrelsen har tidigare beslutat att jobba vidare med frågan nu
under hösten.
I omorganisationen av arbetsgrupperna som nu är på gång, har styrelsen tagit fram
tydligare riktlinjer kring hur vi ska marknadsföra oss och vårt varumärke. Vår
förhoppning är att dessa riktlinjer ska underlätta markandsföringen. Styrelsen kommer
arbeta vidare med frågan löpande.
6. Övriga frågor
Johanna E och Gunnar meddelar att Musikgruppen fått en spelningsförfrågan från
IKEA. Musikgruppen jobbar nu med att ta fram förslag till kunden.
Sofie lyfter fram frågan om mailrutiner i styrelsen. Frågan bordläggs till nästa möte Vi
kommer överens om att vi redan nu ska tänka på vad vi skickar via mail och hur vi ska
förhålla oss vid mailkommunikation.
7. Nästa möte
18 oktober, kl. 18.30 hos Sofie.
