AVTAL
BYRÅSTÖD
UH-2012-230
1.0
1.1
PARTER OCH KONTAKTPERSONER
PARTER
Kompletteras vid avtalsskrivning.
1.2
KONTAKTPERSONER
Kompletteras vid avtalsskrivning.
2.0
OMFATTNING
Detta avtal omfattar ekonomiservicetjänster och rådgivning till medverkande
kommunala bolag, enligt bifogad kravspecifikation samt enligt nedan, såväl löpande
som vid behov under avtalstiden.
På grund av eventuella metod-, struktur- eller organisatoriska förändringar kan inte
Beställarna förbinda sig att beställa angivna volymer, utan Uppdragstagaren är
skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger
angivna volymer.
3.0
AVTALSTID
Avtalstiden är 2 år. Avtalet beräknas träda i kraft 2013-01-01. Uppdragsgivaren har
rätt att förlänga avtalet i upp till två år, till och med 2016-12-31, inklusive
fullständigt bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration för 2016.
Påbörjat uppdrag som ingåtts med Uppdragsgivaren inom ramen för detta avtal ska
fullföljas om annat inte överenskommes med Uppdragsgivaren.
4.0
OPTION
Avtalet omfattar en option för Linköping City Airport (LCA) att ansluta till avtalet i
önskad omfattning och med samma villkor som övriga medverkande beställare.
5.0
HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE
Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande
uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning.
6.0
A.
Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, som undertecknats av parterna.
B.
Detta avtal.
C.
Förfrågningsunderlag daterat 2012-10-02
D.
Uppdragstagarens anbud
UPPDRAG
Uppdraget startar 2013-01-01 och består av leverans av system för hantering av
efterfrågade redovisningstjänster samt redovisningskonsult för genomförande av
dessa tjänster samt övrig rådgivning till Uppdragsgivaren. Uppdragstagaren ska
genomföra uppdraget fackmässigt och med omsorg och i den mån annat inte
regleras av gällande rätt eller i detta avtal, i enlighet med FAR:s allmänna villkor
om redovisningstjänster. Levererade tjänster ska vara i full överensstämmelse med
detta avtal, uppställda obligatoriska krav samt i anbudet lämnande uppgifter.
Uppdragstagaren ska utan dröjsmål till Uppdragsgivaren anmäla behov av arbete,
som inte ingår i uppdraget, liksom behov av nya eller ändrade direktiv. Uppdrag
utförs i uppdragstagarens lokaler om ej annat överenskoms i ett enskilt fall.
Uppdraget ska utföras i enlighet med svensk standard för redovisningstjänster,
Reko, vilket uttrycker god yrkessed för redovisningstjänster.
Leverans av arbetsresultat från uppdrag och redovisning av upparbetad tid ska ske
till angiven uppdragsansvarig hos bolaget.
6.1
ALLMÄNT
Sid 1(5)
AVTAL
BYRÅSTÖD TILL KOMMUNALA BOLAG
DNR UH-2012-230
Inom den kommunala bolagskoncernen Linköpings Stadshus AB finns för
närvarande tre mindre bolag samt ytterligare ett bolag som är under uppstartande.
Detta avtal avser gemensamt byråstöd vilket innefattar exempelvis
-
Ekonomisk redovisning
-
Bokslut och årsredovisning
-
Hantering av kundfakturor
-
Elektronisk hantering av leverantörsfakturor (scanning)
-
Utbetalning av löner (inkl skatteredovisning, arbetsgivaravgifter,
kontrolluppgifter m.m.) och momshantering
-
Underlag för budgetering, prognostisering och uppföljning på kostnadsställenivå.
-
Rapportering på konto och kostnadställenivå samt system för simulering.
Uppdraget ska utföras i överensstämmelse med detta avtal samt till avtalet bifogad
bilaga Kravspecifikation.
6.2
MOMENT
Ingående moment i avtalet är
-
Bokföring
-
Personalhantering
Ev. ytterligare kompletteras vid avtalstecknande för resp. bolag.
6.3
UPPDRAGSTAGARENS ANSVAR
Uppdragstagaren har som huvudregel det totala ansvaret för bokföringen och all
information som utarbetas. Uppdragstagaren ansvarar inte för sådana fel som beror
på brister i upplysningar från Uppdragsgivaren.
Uppdragstagaren är deklarationsombud för samtliga deltagande bolag.
6.4
ANSVARIG REDOVISNINGSKONSULT
För uppdraget ansvarar en redovisningskonsult som ska vara densamma för
samtliga bolag. Konsulten ska vara svensktalande och vara väl införstådd i svenska
redovisnings-, skatte-, och bolagsregler. Uppdragstagaren ska tillse att ansvarig
redovisningskonsult har tillräcklig kompetens så att uppdraget kan utföras på
överenskommet sätt.
Uppdragstagaren ska även presentera en reserv till den huvudansvarige konsulten
vilken aktualiseras för uppdraget vid huvudansvarig konsults sjukdom eller
liknande.
6.5
AUKTORISERAD REDOVISNINGSKONSULT
Uppdragstagaren ska även ha minst en auktoriserad redovisningskonsult vilken ska
bära det övergripande ansvaret för uppdraget gentemot Uppdragsgivaren.
Uppdragstagaren ska även för komplicerade frågor från Uppdragsgivaren, erbjuda
Uppdragsgivaren att vända sig till den auktoriserade redovisningskonsulten hos
Uppdragstagaren.
6.6
BYTE AV ANSVARIG REDOVISNINGSKONSULT
Inträffar omständighet vilken innebär att ansvarig redovisningskonsult ej kan
fortsätta sitt arbete, som exempelvis att konsulten slutar sin anställning eller
sjukskrivs, ska Uppdragstagaren när denne får kännedom om detta omedelbart
underrätta Uppdragsgivaren, samt föreslå lämpliga åtgärder för att undvika
försening eller annan olägenhet för Uppdragsgivaren.
Uppdragstagaren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan konsult vilken
Uppdragsgivaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken
Uppdragsgivaren anser sig ha samarbetssvårigheter.
Uppdragstagaren är skyldig att se till att det finns kompetenta ersättare om
Uppdragstagarens konsult måste bytas ut. I första hand ska, utsedd reservkonsult
överta uppdraget.
Sid 2(5)
AVTAL
BYRÅSTÖD TILL KOMMUNALA BOLAG
DNR UH-2012-230
Ersättare ska skriftligen godkännas av behörig företrädare för Uppdragsgivaren.
Uppdragstagaren ska om möjligt tillse att ny (ersättande) konsult arbetar parallellt
med avgående konsult och svarar alltid för merkostnad och/eller försening till följd
av ovan angivna omständigheter. Detta inkluderar exempelvis tid för utbildning och
för att sätta in ny konsult i det aktuella uppdraget.
I den mån Uppdragstagarens personal utför arbete i Uppdragsgivarens lokaler, ska
sådan personal iaktta de föreskrifter som Uppdragsgivarens personal ska iaktta
nämligen, av Uppdragsgivarens och/eller enligt myndighets bestämmande
utfärdade föreskrifter.
6.7
TIDPLAN
Uppdragsgivaren ska efterleva de tidplaner som överenskommits, avseende såväl
de tider som beskrivs i detta avtal som övriga överenskomna uppdrags tidplaner.
Ändrad tidsplan ska skriftligen godkännas av behöriga företrädare för Beställaren.
Uppdragstagaren har rätt till tidsförlängning om denne försenas på grund av
förhållanden som han inte vållat och vars effekt han inte rimligen kunnat undanröja
och/eller förutse.
Uppdragstagaren ska utan dröjsmål göra Uppdragsgivaren uppmärksam på
eventuella förseningar i tidplaner.
6.8
MÖTEN
Uppdragsgivaren äger rätt att påkalla möten med anledning av uppdrag. Dessa
möten ska hållas hos Uppdragsgivaren. Mötena protokollförs och justeras i den
omfattning som parterna kommer överens om.
6.9
UPPDRAGSGIVARENS ANSVAR
Uppdragsgivaren ansvarar för att bolagets grundmaterial är fullständigt och utan
brister. För fel som beror på bristfälliga upplysningar från Uppdragsgivaren
ansvarar inte Uppdragstagaren.
Avseende löpande redovisning ansvarar Uppdragsgivaren för att samtliga
avlämnade verifikationsunderlag är
-
Rörelsegilla och godkända för registrering till bokföringen
-
Tydliga till sin beskrivning och klassificering
-
Kompletta som underlag för samtliga affärshändelser.
Uppdragsgivaren ansvarar för att samtliga underlag för den månatliga
redovisningen lämnas till Uppdragstagaren senast fem dagar före det att
redovisningen ska vara avstämd och klar, i enlighet med bilaga Kravspecifikation.
Uppdragsgivaren ansvarar för att lämna underlag för löneutbetalning senast fem
dagar före den 25’e dagen i respektive månad.
6.10
ÖVERGÅNG
Nuvarande uppdragstagare ansvarar för slutförande av bokslut 2012 samt
deklarationsarbetet för inkomstår 2012. Uppdragstagaren enligt detta avtal ska
under övergångsfasen motta de uppgifter som överförs från tidigare
uppdragstagare samt från Uppdragsgivaren.
7.0
ERSÄTTNING
Ersättningen framgår av Utvärderingsbilagan och ska vara fast under
avtalsperioden. Ersättningen avser ett fast pris per månad. Ersättningen är
exklusive mervärdesskatt i svenska kronor (SEK) och inkluderar samtliga kostnader
för åtaganden enligt detta avtal och tillhörande handlingar. Ersättningen inkluderar
därmed samtliga kostnader avseende uppstart, implementering, licenskostnader
etc. I ersättningen inkluderas även bland annat löne- och lönebikostnader, skatter
och sociala avgifter. Restids-, rese- och traktamentskostnader utgår ej.
Uppdragstagaren redovisar 1 gång per månad upparbetad tid och utförda uppdrag
ska fortlöpande dokumenteras av Uppdragstagaren.
Sid 3(5)
AVTAL
BYRÅSTÖD TILL KOMMUNALA BOLAG
DNR UH-2012-230
7.1
JUSTERING AV ERSÄTTNING
Ersättningen är fast under avtalstiden.
Justering av priser sker därefter, på Uppdragstagarens anmodan, en gång per år
med hänsyn tagen till 80% av förändringar i AKI (preliminärt index för arbetare)
och 20% av förändringen i KPI.
AKI- indexet ska utgå från den totala arbetsmarknaden (B-S) och KPI utgå från det
totala indexet med index för januari 2013 som bastal och med januari 2014 som
jämförelsetal, enligt SCB:s publikationer.
Vid eventuellt upphörande av AKI ska i stället Labor Cost index (LCI) för privat
sektor användas utifrån kvartalsvisa publicerade bastal och jämförelsetal.
Prisjustering utifrån LCI ska ske en gång per år med kvartal 1 2012 som bastal och
med kvartal 1 2014 som jämförelsetal.
7.2
FAKTURA OCH FAKTURAUNDERLAG
Fakturering sker månadsvis i efterskott. Faktura utställs på och sändes till bolaget.
Av fakturan ska framgå F-skattenummer, organisations- och
momsregistreringsnummer, datum, taxa för utfört specificerat arbete. Vid
eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. Betalning sker 30 dagar
efter mottagen och godkänd faktura.
Fakturan ska skickas till:
Kompletteras vid avtalstecknande.
7.3
ADMINISTRATIVA AVGIFTER
Faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte.
8.0
REKLAMATION M.M.
Uppdragsgivaren ska utan dröjsmål skriftligen till Uppdragstagaren reklamera fel
eller brister i utförandet av redovisningsuppdraget. Uppdragstagaren ska beredas
tillfälle att inom skälig tid avhjälpa felet eller bristen.
8.1
VITE
I det fall avhjälpande av fel eller brist, enligt ovan, inte är möjlig att genomföra har
Uppdragsgivaren rätt till vite. Vitet ska motsvara den merkostnad som
Uppdragsgivaren haft för att själv avhjälpa felet eller bristen eller för att anlita
annan för avhjälpande av felet eller bristen.
8.2
HÄVNING AV AVTAL
Uppdragsgivaren äger rätt att häva detta avtal om Uppdragstagaren eller dennes
underleverantörer i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet
och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse.
Uppdragsgivaren äger även rätt att häva detta avtal om Uppdragsgivaren vid
upprepade tillfällen tvingas reklamera fel eller brister i utförandet och
Uppdragstagaren inte inom skälig tid avhjälper felen eller bristerna.
Uppdragsgivaren äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan av skäl som
framgår av 10 kap. 1-2 §§ respektive 15 kap. 13 § lag (2007:1091) om offentlig
upphandling. Hävning ska vara skriftlig.
Det som ovan stipuleras om avtal gäller även ifråga om avrop.
9.0
SEKRETESS
Uppdragstagare förbinder sig i och med träffandet av detta avtal att inte röja hos
Uppdragsgivaren förekommande sekretessbelagd uppgift enligt offentlighets- och
sekretesslagen eller uppgift som utgör företagshemlighet enligt lagen om skydd för
företagshemligheter, vare sig det sker muntligen, genom att handling lämnas ut
eller det sker på annat sätt, samt att inte utnyttja sådan uppgift och att med sin
personal träffa avtal om samma tystnadsplikt. Uppdragstagaren får inte under
avtalstiden utöva verksamhet som kan rubba förtroendet till honom i något som
gäller det avtalade uppdraget. Hänvisning till uppdrag eller i övrigt till
Sid 4(5)
AVTAL
BYRÅSTÖD TILL KOMMUNALA BOLAG
DNR UH-2012-230
Uppdragsgivaren i reklam eller marknadsföring får ej göras av Uppdragstagaren
eller dennes underleverantörer utan Uppdragsgivarens skriftliga medgivande.
Uppdragstagaren svarar för att dennes anställda iakttager ovanstående
bestämmelser.
10.0
ARBETSGIVARANSVAR
Uppdragstagaren förbinder sig att under avtalsperioden fullgöra sina skyldigheter
avseende skatter och socialförsäkringsavgifter och inneha giltig F eller FA
skattsedel. Uppdragstagaren garanterar att dess eventuella underleverantörer
uppfyller motsvarande krav. Uppdragstagaren är skyldig att inte vidta åtgärd, som
kan antas medföra åsidosättande av lag eller annars strider mot vad som är allmänt
godtaget inom Uppdragstagarens kollektivavtalsområde, samt avkräva samma
utfästelse av den som Uppdragstagaren eventuellt avser att anlita i fullgörandet av
detta avtal. Skulle Uppdragstagaren brista i fullgörandet av detta åtagande får
Uppdragsgivaren häva avtalet
11.0
FÖRSÄKRINGAR
För att säkerställa att Uppdragstagaren kan fullgöra sitt ansvar ska för hela
avtalsperioden tecknas och vidmakthållas ett fullgott försäkringsskydd enligt
gängse svenska försäkringsvillkor som inkluderar ansvarsförsäkring.
Självrisk för försäkringar får uppgå till högst två basbelopp. Entreprenören svarar
för självrisk vid skada.
Bevis om att försäkring tecknats ska överlämnas till Uppdragsgivaren vid begäran.
12.0
FORCE MAJEURE
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt
detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (befrielsegrund), som
ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret
upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt.
Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering, eller oförutsedda
militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har
sin grund som avses i denna punkt.
Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som
befrielsegrund om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt.
För att uppnå befrielse enligt ovan ska part utan dröjsmål skriftligen meddela den
andra parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid
befrielsegrundens upphörande.
Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av
befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart
det praktiskt kan ske.
13.0
TVIST
Tvist ska avgöras i svensk allmän domstol, tingsrätten där Uppdragsgivaren har sin
hemvist.
Sid 5(5)
