Kommunledningskontoret
TJÄNSTESKRIVELSE
2017-07-14
1(3)
Policy för inköp och upphandlingar
Dnr 11/093-05
Syfte
Vännäs kommun bedriver verksamhet inom många områden som är
beroende av varor och tjänster från externa aktörer. Det är av stor vikt
för kommunens ekonomi och för medborgarnas förtroende att de
varor och tjänster kommunen köper är av rätt kvalitet till rätt pris.
Syftet med policyn är att utöver vad som följer av lagstiftning fastslå
Vännäs kommuns förhållningssätt i upphandlingsfrågor.
Vision
Upphandlingar och inköp i Vännäs kommun ska leda till att rätt varor,
tjänster och entreprenader köps till rätt pris. Syftet ska vara att uppnå
en god totalekonomi där anskaffningens alla kostnader beaktas.
Upphandling och inköp i Vännäs kommun ska bidra till en
ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar utveckling. Vännäs
kommun ska vara en professionell och affärsmässig avtalspart. All
upphandling ska ske i enlighet med gällande lagstiftning och övrig
reglering inklusive kommunens interna regelverk. Kommunen ska
anlita leverantörer som har god etik, följer lagar och förordningar
samt fullgör sina skyldigheter gentemot samhället.
Ansvar och kompetens
Kommunstyrelsen ansvarar för kommunövergripande upphandlingar.
Varje nämnd ansvarar för specifika upphandlingar inom sitt
verksamhetsområde. Det ska framgå av delegationsordning vem som
har rätt att fatta beslut i upphandlings- och inköpsprocessens olika
delar.
Nämnder och anställda med rätt att göra inköp och upphandlingar ska
få nödvändig kunskap om regelverk och kontaktvägar i inköps- och
upphandlingsfrågor.
Företrädare för Vännäs kommun ska uppträda på ett affärsetiskt
korrekt sätt. Anställda i kommunen ska uppträda sakligt, opartiskt och
inte ta irrelevanta hänsyn i upphandlingsärenden. Den/de som deltar i
en upphandling får inte ha personliga intressen/engagemang som står i
konflikt med kommunens intressen i ärendet. Varje anställd och
förtroendevald är skyldig att anmäla jäv och avstå från handläggande
om misstanke om sådan situation kan uppkomma. Kommunen ska
uppfattas som en seriös, kompetent och opartiskt köpare.
_________________________________________________________________________________________
Postadress
Besöksadress
Telefon
E-post
911 81 Vännäs
Ö Järnvägsgatan 1
0935-140 00
vannas.kommun@vannas.se
Kommunledningskontoret
TJÄNSTESKRIVELSE
2017-07-14
2(3)
Ramavtal
Kommunens behov av varor och tjänster ska i första hand tillgodoses
via kommunövergripande ramavtal. Tecknade ramavtal ska alltid
nyttjas för avrop. Direktupphandling får inte ske när ramavtal finns.
Avsteg från ramavtal kan endast ske i undantagsfall när särskilda skäl
föreligger. Upphandlingsfunktionen vid kommunledningskontoret ska
i sådant fall kontaktas för att avgöra hur inköpet på bästa sätt ska gå
till. När så är möjligt ska upphandling, utifrån förutsättningarna i det
enskilda fallet, utformas så att små och medelstora företag ges
möjlighet att lämna anbud.
Direktupphandling
Saknas ramavtal får direktupphandling utan föregående annonsering
tillämpas om värdet på upphandlingen understiger lagstiftningens
gräns för lågt värde eller om det finns synnerliga skäl. Synnerliga skäl
kan vara av teknisk, upphovsrättslig eller akut art. Dessa ska i varje
enskilt fall medges av lagstiftning eller praxis.
Direktupphandling får endast genomföras i undantagsfall om det rör
sig om varor eller tjänster som det finns ett återkommande behov av.
Värdet ska beräknas utifrån hela kommunens totala behov av aktuell
vara/tjänst under ett år.
Hållbarhet
Vid inköp och upphandling ska negativa konsekvenser på social, etisk
och miljömässig hållbarhet motverkas. De sociala, etiska och
miljömässiga kraven ska minst ligga i nivå med lagar som gäller
nationellt för produktion av varor och tjänster.
Samverkan
Vännäs kommun ska samverka med andra myndigheter och
organisationer när det bidrar till en för kommunen fördelaktig
totalekonomi. Samverkan ska i första hand ske inom Umeåregionen.
Vännäs kommun ska bevaka att samordnade upphandlingar uppfyller
de lagar och regler som gäller samt att upphandlingen är förenlig med
denna policy. Vännäs kommun ska även bevaka att kommunens och
medborgarnas intressen och behov tillgodoses på bästa sätt.
Vännäs kommuns förvaltningar ska samverka över
förvaltningsgränserna vid inköp och upphandlingar. Om behov av en
vara eller tjänst finns på mer än en förvaltning ska
kommunövergripande ramavtal tecknas.
_________________________________________________________________________________________
Postadress
Besöksadress
Telefon
E-post
911 81 Vännäs
Ö Järnvägsgatan 1
0935-140 00
vannas.kommun@vannas.se
Kommunledningskontoret
TJÄNSTESKRIVELSE
2017-07-14
3(3)
Uppföljning
Upphandlingar och ingångna avtal ska följas upp för att säkerställa
kostnad och kvalitet på varan/tjänsten samt för att avgöra hur framtida
upphandlingar och avtal ska anpassas till kommunens behov.
Kommunstyrelsen ska följa upp och utvärdera upphandlingar och
inköp samt bevaka behov av kommunövergripande upphandling.
Nämnder ska följa upp och utvärdera verksamhets-specifika inköp
och upphandlingar samt bevaka behov av verksamhetsspecifika
upphandlingar.
_________________________________________________________________________________________
Postadress
Besöksadress
Telefon
E-post
911 81 Vännäs
Ö Järnvägsgatan 1
0935-140 00
vannas.kommun@vannas.se
