Upphandlingspolicy
All upphandling ska ske enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och präglas
av:
Affärsmässighet - Konkurrens - Objektivitet
All upphandling ska följa gällande lagar och bestämmelser. Kommunens särskilda
krav på kvalitet, miljö och social hänsyn ska beaktas.
Lidköpings kommun utnyttja storlek som köpare genom samordnad upphandling.
All upphandling ska ske i nära samverkan mellan berörd verksamhet och
upphandlingsenheten.
All upphandling ska genomföras med en gemensam grundsyn för att skapa
kommunkoncernnytta.
Sida 1(6)
STYRDOKUMENT UPPHANDLING
Bakgrund
Samtidigt som EES-avtalet började gälla vid årsskiftet 1993/94 började också lagen
om offentlig upphandling (LOU) att gälla. 1 januari 2008 utkom en ny utgåva vilket
innebar en skärpning av lagen. I september 2007 övergick också ansvaret för tillsyn
att lagen efterlevs från Nämnden för offentlig upphandling till Konkurrensverket.
Den 15 juli 2010 infördes ändringar i lagen som finns beskrivna i SFS 2010:569,
SFS 2010:570, SFS 2010:571 samt SFS 2010:572.
Lagen reglerar kommunens upphandling av varor, tjänster samt bygg- och
anläggningsentreprenader. Syftet med att upphandla en entreprenad, en verksamhet,
en tjänst eller varor är att få uppdraget utfört på ett bästa sätt till önskad kvalitet och
till lägsta möjliga kostnad. En upphandling skall leda till en tydlig definition om vad
som skall utföras eller levereras. Genom upphandling skapas också konkurrens
mellan leverantörer som leder till nyskapande och utveckling av verksamheten.
Upphandling av rätt tjänster och varor är väsentligt för att säkerställa kvaliteten i
servicen.
Kommunen skall ta sitt ansvar för personalens anställningsförhållanden hos
leverantören av entreprenader, verksamheter och tjänster genom att ställa krav i
samband med upphandlingar.
Företag som inte betalar skatter och socialförsäkringsavgifter skall uteslutas i
kvalificeringsfasen och inte ha någon möjlighet att vinna kommunala kontrakt på
bekostnad av företag som fullföljer sina skyldigheter mot samhället.
Ekonomisk brottslighet är ett allvarligt hot mot samhället. Till ekonomisk
brottslighet räknas t ex bokföringsbrott och olika typer av skattebrott. Det är
rättsväsendet som har att utreda, åtala och döma i ekobrottsmål.
När det gäller organiserad brottslighet samarbetar rättsväsendet med andra
myndigheter som Skatteverket, Tullverket och Kustbevakningen. Utvecklingen går
dessutom mot att involvera andra aktörer som försäkringskassan och socialtjänsten.
Kommunen skall ställa krav och kontrollera att leverantörer i alla typer av
upphandlingar betalar skatter och avgifter enligt de av Riksdagen fastställda
reglerna. Samarbetet med Skatteverket skall vara en naturlig del i
upphandlingsarbetet för kontroll av leverantörer och underleverantörer.
Det är därför viktigt att ha rutiner som säkerställer att lagar följs och som stödjer de
beslutande organ och de beslutsattestanter som har förtroendet att göra
upphandlingar, inköp och avrop. Avropsberättigade skall därför ha adekvat
utbildning inom LOU.
Sida 2(6)
Riktlinjer
Vilka omfattas
Alla anställda inom samtliga verksamheter, inklusive bolagen, inom kommunen
omfattas av dessa lokala styrdokument.
Alla som köper varor och tjänster skall ha fullgoda kunskaper om aktuell
lagstiftning, förordningar och övriga regler. Detta gäller både de som har
upphandling som huvuduppgift och de som gör det mera sällan. Vid tveksamhet
skall upphandlingsenheten kontaktas.
Alla upphandlingar skall följa lagen om offentlig upphandling (LOU) och präglas
av:
Objektivitet – Vid all anskaffning skall faktorer som är ovidkommande och
godtyckliga, så som personliga sympatier eller antipatier bortses ifrån. Det gäller
även att sätta kommunen som helhet framför en enskild verksamhet.
Affärsmässighet – All anskaffning skall ske utifrån en god ekonomisk och
resursmässig hushållning med syfte att minska kostnader och resursanvändning för
kommunen som helhet.
Konkurrens – Vid all anskaffning (undantaget avrop från ramavtal) skall produkter,
lösningar och leverantörer konkurrensutsättas.
Grundsyn – Består av två delar, Lidköpings styrkort för en välkomnande och
hållbar kommun samt kunskap om LOU:
Grundläggande principer som gäller för all upphandling
Syftet med bestämmelserna i LOU är att förhindra att offentliga medel används för
att diskriminera eller gynna vissa leverantörer, skapa handelshinder eller på annat
sätt ta ovidkommande hänsyn vid offentlig upphandling.
Följande EG-rättsliga principer skall beaktas och gäller i alla faser av
upphandlingsförfarandet, både över och under tröskelvärdet.
Icke-diskrimineringsprincipen
Innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet
(medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland)
Icke-diskriminering förutsätter alltså att anbudssökande och anbudsgivare från andra
orter behandlas på samma sätt som t ex företagen från den egna kommunen.
Likabehandlingsprincipen
Är närbesläktad med icke-diskrimineringsprincipen och innebär att alla leverantörer
skall behandlas lika och utan ovidkommande hänsyn. Alla leverantörer skall också
ges så lika förutsättningar som möjligt.
Sida 3(6)
Transparensprincipen (även kallad öppenhetsprincipen)
Detta innebär att uppgifter som gäller upphandlingen inte hemlighålls, att
upphandlingen annonseras offentligt, att de leverantörer som deltagit i ett
anbudsförfarande informeras om resultatet av upphandlingen och att
upphandlingshandlingarna i princip är offentliga.
Proportionalitetsprincipen
Innebär att de krav som ställs vid en upphandling inte får gå utöver vad som är
nödvändigt för den aktuella upphandlingen.
Principen om ömsesidigt erkännande
Innebär att en medlemsstats myndigheter är skyldiga att erkänna och acceptera
handlingar, t ex betyg, intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i
de andra medlemsstaterna.
Rättsmedelsdirektiv
Av EG-domstolens praxis framgår att syftet med rättsmedeldirektivet är att
säkerställa att LOU verkligen tillämpas korrekt och att beslut som fattats av
upphandlande myndigheter i strid mot upphandlingsbestämmelserna kan upphävas
och ersättning kan ges till dem som skadats av dessa överträdelser.
Gränsvärden vid upphandling av varor och tjänster
I och med att ändringsdirektivet trädde ikraft den 15 juli har skrivningen ”lågt
värde” vid direktupphandling ersatts med högst 15% av tröskelvärdet. Detta innebär
att gränsen för direktupphandling är ca 287 000 kronor år 2010. Kommunen har i
och med detta nya gränsvärde fastställt följande:
För direktupphandling till ett värde understigande ett prisbasbelopp (Pbb) finns inget
krav på skriftliga anbud, men prisjämförelse mellan olika leverantörer måste ske om
det är möjligt. Resultatet dokumenteras och behålls på förvaltning/enhet.
För direktupphandling från ett (1) prisbasbelopp till 287 000 kronor skall skriftligt
anbud infordras från minst tre leverantörer. För uppföljning av avtal som tecknas
efter direktupphandling ansvarar upphandlingsenheten. Avtal som tecknas skall
diarieföras på respektive enhet men kopia skall lämnas till upphandlingsenheten
direkt efter tecknande av avtal.
Gränsvärdena avser kommunens totala behov under ett år och inte bara den enskilda
förvaltningen/enheten.
Upphandlingar utöver de angivna gränsvärdena ska genomföras i samarbete med
upphandlingsenheten.
Dessa gränsvärden samt rutin för avrop/upphandling beskrivs i dokument
”Upphandlingsschema”. Finns på intranät Upphandling under flik blanketter och
handbok.
Sida 4(6)
Leverantörsrelation
Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet är nyckelbegrepp vid alla
avrop/upphandlingar.
Likabehandling av alla leverantörer och goda leverantörsrelationer ska eftersträvas.
Kontinuerliga leverantörsbesök skall göras av avtalsansvarig upphandlare dock ej
under upphandlingsprocess.
Kommunen skall stimulera lokala företag att lämna anbud genom att anordna
informationsträffar för att informera om LOU.
Leverantörskrav
Lidköpings kommun ska bara anlita leverantörer som är kompetenta och har
förmåga att fullfölja sitt åtagande. Inga upphandlingar skall göras från leverantörer
som har skatte- eller socialförsäkringsskulder, gjort sig skyldiga till allvarliga fel i
yrkesutövning eller dömts för sådant brott. De som genomför en upphandling är
skyldig att kontrollera att leverantören uppfyller dessa skyldigheter.
Mutor och bestickning
Grundläggande affärsetik innebär att samarbetet mellan köpare och säljare ska ske
i sådana former att parterna bibehåller full trovärdighet och en oberoende ställning i
förhållande till varandra. Gäller före, under och efter anställning.
Mutbrott innebär att viss person, arbetstagare eller uppdragsgivare som, för sig
själv eller annan, tar emot, låter sig utlova eller begär muta eller annan belöning för
tjänsteutövning.
Bestickning innebär att viss person lämnar, utlovar eller erbjuder för den själv eller
annan muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövning.
Skadestånd
Lagen om offentlig upphandling har regler för s k överprövning, som medger
leverantör som förlorat en upphandling att överklaga beslutet. En felaktig genomförd
upphandling kan leda till skadestånd. Det är kommunen som juridisk person som
ställs till ansvar vid eventuella skadeståndskrav.
Hållbar utveckling och miljöhänsyn
Miljöhänsyn ska beaktas enligt de vi varje tillfälle gällande lokala styrdokumenten
för miljö.
Rutin för miljöhänsyn vid upphandling finns på vårt intranät Upphandling under flik
blanketter.
Vid upphandling där GMO-fria varor upphandlas skall följande text skrivas in i
förfrågningsunderlaget:
Sida 5(6)
”Leverantören/företaget skall ha kontroll över produkterna i enlighet med
HACCP 1 eller motsvarande upprättad plan (jfr 1b § i Livsmedelsverkets
föreskrifter och allmänna råd om livsmedelstillsyn LIVSFS 1990:1 med
senaste ändring eller förordning 852/2004/EG), i enlighet med
förordningarna 1829/2003/EG och 1830/2003/EG om genetiskt modifierade
organismer samt övrig relevant lagstiftning.”
Alternativ skrivning: ”Fritt från GMO i märkningspliktig mängd” då GMO är en
märkningspliktig produkt.
Att ställa krav på GMO-fria varor finns också beskrivet i Miljöstyrningsrådets
dokument ”Bestämmelser för spårbarhet och märkning angående GMO, genetiskt
modifierade organismer”.
Sociala hänsyn
Se dokument ”Sociala hänsyn gällande för Lidköpings kommun vid upphandling”.
Skall skickas med förfrågningsunderlaget när varor upphandlas.
Lojalitet och köptrohet
Kommunen kräver en absolut lojalitet mot tecknande avtal från samtliga anställda.
Ansvarig chef samt avropsberättigade skall känna till de avtal som berör den egna
verksamheten. Avtalsförteckningen finns på intranät samt kan alltid rekvireras från
upphandlingsenheten.
Samarbete mellan upphandlingsenheten och andra grupper
Ekonomgruppen – Då behov föreligger och upphandlingsfrågor finns på agendan
skall upphandling representeras.
Elgrupp – Upphandlingschef är sammankallande och vid behov skall möten hållas
för avstämning av elavtal och elkostnader.
1
HACCP = Hazard Analysis and Critical Control Point. Primärproduktionen (jordbruksledet) är undantaget från
bestämmelsens tillämpningsområde.
Sida 6(6)
