Umeå universitet, 901 87 Umeå
Rektor
Regler
Dnr: 2010/378
Datum: 2010-05-25
Ansvarig enhet: Planeringsenheten
Giltighetstid: Tillsvidare
Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma
kostnader (revidering bilaga 2013-04-15)
Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning och betala proportionell
andel av stödverksamhetens kostnader. Enligt regleringsbrevet framgår bl.a. att ”universitet och
högskolor ska utgå från att när andra statliga myndigheter bidrar till forskningsprojekt, ska
bidraget omfatta medel för de direkta och de indirekta kostnaderna i samma proportioner som
beräknats för projektet i sin helhet. Detta bör även gälla för bidrag från stiftelser och andra
juridiska personer som tillkommit med statliga medel som grund och så långt som möjligt även
icke-statliga finansiärer”. Det finns dock vissa privata finansiärer där det är svårt att få täckning
för stödverksamhetens kostnader. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering
som möjligt från finansiärer.
Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis och antalet
undantag ska vara begränsat samt inte öka i antal mellan åren. I samtliga fall ska beslutad rutin
för medfinansiering följas och beslut ska vara väl motiverade.
Nedan följer regler och kriterier för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader.
Dessa regler gäller även pågående projekt/verksamhet.
Kriterier
Något av följande kriterier ska alltid vara uppfyllda för att prövning om medfinansiering av
universitetsgemensamma kostnader ska kunna göras. Dessutom ska projektet/verksamheten
omsluta minst 1 mnkr per år för att medfinansiering ska kunna prövas. I de fall medfinansiering
av universitetsgemensamma kostnader beviljas, ska fakultet respektive institution medfinansiera
kostnader för fakultetspåslag respektive institutionspåslag.
1. Projektet eller verksamheten är viktigt ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå
universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning
inom ett antal utvalda starka områden.
2. Projektet eller verksamheten omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå
universitet.
3. Genom att projektet eller verksamheten beviljas medfinansiering av
universitetsgemensamma kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för
Umeå universitet.
Huvudregel för medfinansiering
När fasta belopp avseende universitetsgemensamma kostnader ska tas fram inför nästkommande
budgetår, ska det även definieras vilka medel som ska medfinansieras eller betala mindre andel
av universitetsgemensamma kostnader. Rutinen för beslut av dessa är följande:
1. Forskningsstrategiska rådet lämnar förslag till rektor beträffande vilka medel som föreslås
medfinansieras eller betala mindre andel av universitetsgemensamma kostnader.
2. Rektor föreslår i sin tur universitetsstyrelsen vilka medel som bör medfinansieras eller
betala mindre andel av universitetsgemensamma kostnader.
3. Universitetsstyrelsen beslutar, när verksamhetsplan och budget fastställs inför
nästkommande budgetår, även vilka medel som ska medfinansieras eller som ska betala
mindre andel av universitetsgemensamma kostnader. Universitetsstyrelsen beslutar även
vilken skyldighet fakulteter och institutioner/enheter har för medfinansiering.
Medfinansiering under innevarande budgetår
Ett projekt eller en forskare/lärare kan under innevarande budgetår erhålla ett bidrag från privat
finansiär där det är svårt att få täckning för stödverksamhetens kostnader. För det innevarande
året uppstår inget problem med att täcka de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna
eftersom de fasta beloppen är beräknade på föregående två år, och institutionen/enheten själva
kan besluta att medfinansiera det aktuella projektet. Eftersom de flesta bidragen är fleråriga är
det dock viktigt att kunna ge berörd forskare och institution/enhet tidiga och tydliga besked
huruvida aktuellt bidrag kommer att undantas eller ej vid beräkning av institutionens/enhetens
fasta belopp avseende universitetsgemensamma påslag inför nästkommande budgetår.
Rutinen för beslut av dessa är följande:
1. Institution/enhet (prefekt) gör en prövning av om något av kriterierna ovan är uppfyllda.
Om inget av kriterierna är uppfyllda har projektet inga möjligheter att erhålla
medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader.
2. Om något av kriterierna är uppfyllda, kan prefekten göra en skriftlig ansökan om
medfinansiering till fakulteten, med en tydlig motivering till varför ett eller flera av
kriterierna anses vara uppfyllda, samt ytterligare motivering till behovet av
medfinansiering.
3. Fakulteten ska göra en bedömning av om ansökan ska lyftas till forskningsstrategiska
rådet eller inte. Om fakultet lyfter ansökan till forskningsstrategiska rådet, ska fakulteten
acceptera att medfinansiera de fakultetsgemensamma kostnaderna.
4. Skriftlig ansökan skickas till forskningsstrategiska rådet som med tydlig motivering och
rådet ger därefter förslag till rektor.
5. Rektor beslutar att avslå eller bevilja ansökan. Beslutet diarieförs och är ett underlag till
beräkning av fasta belopp avseende universitetsgemensamma kostnader inför
nästkommande budgetår.
Bilaga 1: Medfinansiering för budgetåret 2013
Nedanstående medfinansiering avser budgetåret 2013 och omfattar främst redan tidigare
beslutade projekt. Inför budgetåret 2014 ska hanteringen av medfinansiering omprövas och
antalet medfinansierade projekt/finansiärer ses över. Förändringar avseende vilka finansiärer
som ska medfinansieras år 2014 ska kommuniceras med institutioner/enheter i god tid innan
genomförandet. Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska endast ske
undantagsvis och antalet medfinansierade projekt/finansiärer ska vara ett begränsat antal samt
inte öka i antal mellan åren.
Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader
Medel avsatta från Universitetets forskningsanslag och/eller myndighetskapital
Universitetets styrelse har fastlagt en plan för hur universitet skall utveckla sin forskning och
stödja specifika delar av karriärsystemet. Dessa satsningar finansieras av universitetets egna
medel. Indirekta kostnader skall ej tas ut från dessa medel utan dessa skall ses som
medfinansiering av styrelsens vision för universitetets forskningsutveckling.
Styrelsens strategiska resurs (inklusive rektors strategiska resurs). Motivering:
(1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå
målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka
områden.
Karriärbidrag. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för
Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning
inom ett antal utvalda starka områden.
Företagsforskarskolan – omgång 1 (2008). Motivering: (2) Medlen omfattar
strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. (3) Genom att medlen beviljas
medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader säkerställs universitets vision att arbeta
för att forskning och innovation skall vara ett fungerande sammanhållet system.
Kvinnliga professorer/gästprofessorer. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur
forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte
med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden.
(3) Genom att medlen beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader uppnås
positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå universitet.
Starka forskningsmiljöer. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt
perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell
toppforskning inom ett antal utvalda starka områden.
Forskningsinfrastruktur. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt
perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell
toppforskning inom ett antal utvalda starka områden.
Riktade satsningar (hittills beslutade; Teknik, Preklinisk/klinisk medicin,
Idrott och Ekonomi). Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv
för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell
toppforskning inom ett antal utvalda starka områden.
Medel beviljade av extern finansiär av speciell betydelse för universitets profilering och
prioritering av sin forskningsprofil
Bidrag som beviljas som en del av kampanjen partnerskap med Umeå
universitetet. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för
Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning
inom ett antal utvalda starka områden. Kampanjen partnerskap med Umeå universitet är en del
av universitetets vision att säkerställs att forskning och innovation skall vara ett fungerande
sammanhållet system.
Baltics donationsstiftelse. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt
perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell
toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. (2) Bidragen omfattar strategiskt viktiga
samarbetspartners för Umeå universitet. Baltics donationsstiftelse är en donation som avser
universitets utveckling där universitets ledning prioriterar satsningar som överensstämmer med
universitetets visioner för forskningens utveckling.
Kempestiftelserna. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv
för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell
toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. (2) Bidragen omfattar strategiskt viktiga
samarbetspartners för Umeå universitet. Kempestiftelserna är viktiga för universitets
konkurrenskraft. Stiftelsen har omfattande dialoger med universitets och fakultetsledningarna
om sina prioriteringar vilket säkerställer att stiftelsens anslag i normalfallet överensstämmer
med universitet och fakulteternas vision för forskningens utveckling.
Wallenbergsstiftelserna. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt
perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell
toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Wallenbergstiftelserna är viktiga för
universitetets konkurrenskraft. Stiftelsen behandlar endast ansökningar som prioriterats av
universitetets rektor vilket säkerställer att anslag överensstämmer med universitetets vision för
forskningens utveckling.
Finansiären godkänner viss nivå av gemensamma kostnader. Medfinansiering av
institutionsgemensamma kostnader är därför valfritt och beslutas av prefekt.
National Institute of Health (NIH). Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur
forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte
med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. NIH är en av världens
mest kvalitetsdrivande forskningsfinansiärer. Anslag från NIH indikerar spetsområden som
Umeå universitet bör utveckla.
Riksbankens jubileumsfond. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt
perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell
toppforskning inom ett antal utvalda starka områden.
Finansiären godkänner viss nivå av gemensamma kostnader. Medfinansiering av
institutionsgemensamma kostnader är därför valfritt och beslutas av prefekt.
Göran Gustafssons Pris. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt
perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell
toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Göran Gustafssonpriserna är de största
nationella och de mest prestigefyllda priserna inom naturvetenskaplig forskning.
Kungliga vetenskapsakademin (KVA), forskartjänster. Motivering: (1) Bidragen är
viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara
ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden.
Forskartjänsterna från Kungliga vetenskapsakademin är inrättade i syfte att skapa bästa möjliga
förutsättningar för mycket framstående forskare att verka i Sverige.
Medel från andra Europeiska forskningsfinansiärer. Statliga forskningsfinansiärer i
andra Europeiska länder beviljar endast i undantagsfall overhead för projekt som utförs i andra
länder. (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för
att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka
områden.
Västerbottens läns landsting (medel från VLL till kliniska institutioner vid
medicinsk fakultet). Motivering: (2) Medlen omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners
för Umeå universitet.
Anställningsstöd (medel från Arbetsförmedlingen eller
Arbetsmarknadsverket). Motivering: (3) Genom att medlen beviljas medfinansiering av
universitetsgemensamma kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå
universitet.
Medel enbart utlysta till rese- och konferensbidrag för eget deltagande.
Motivering: (3) Genom att medlen beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma
kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå universitet.
För de verksamheter som är finansierade inom ramen för
universitetsgemensamma funktioner och samtidigt bedriver kärnverksamhet
(Umeå centrum för idrottsvetenskap, UPC och Bildmuseet), ska inga uttag av
universitetsgemensamma kostnader göras på den del som är finansierad via gemensamma
funktioner. Motivet till detta är att ett uttag av universitetsgemensamma kostnader endast
skulle öka summan av universitetsgemensamma funktioner och innebära en rundgång av
medel.
Delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader
EU-bidrag. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå
universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett
antal utvalda starka områden.
Den overhead som EU godkänner varierar mellan projektformerna och betalas ut som s.k.
flatrate, d.v.s. det är fasta procentsatser som inte följer de verkliga overheadkostnaderna på
universitetet. Den overhead som EU godkänner räcker alltså inte alltid till för att täcka den
verkliga totala overheadkostnaden på institutions-/enhetsnivå. Denna modell för delvis
medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader bygger på att respektive
organisatorisk nivå finansierar sin andel av de gemensamma kostnader som inte täcks av
EU. Modellen bygger också på att samfinansierande part bidrar till både proportionell andel
av direkta löne- och driftskostnader, samt till proportionell andel av gemensamma
kostnader på samtliga nivåer.
Följande nivåer gäller för delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader:
Godkänd OH
från EU
60 %
25 %
20 %
10 %
7%
Andel av universitetsgemensamma
kostnader som medfinansieras
0%
5%
20 %
60 %
70 %
För att förtydliga den delvisa medfinansieringen av de universitetsgemensamma
kostnaderna, följer här ett räkneexempel som visar hur mycket medfinansiering en
institution erhåller år 2013 för ett projekt där EU godkänner 25 % OH och där universitetet
centralt följaktligen ersätter 5 % av de universitetsgemensamma kostnaderna:
Exempel: Ett projekt där EU godkänder 25 % OH
Intäkt, kr
Kostnad, kr
Summa direkta löne- och driftskostnader
2 000 000
2 000 000
EU godkänner 25 % OH-påslag
500 000
Genomsnittligt OH-påslag UmU, 26,4 %
528 000
Medfinansiering universitetsgemensamma kostnader
Medfinansiering (13,29 % år 2013) av gällande andel (5 %) av summa
direkta löne- och driftskostnader (2 000 000 x 5 % x 13,29 %)
13 290
Kompletterande medfinansiering från fakultets- och institutionsnivå *)
14 710
Total intäkt/kostnad
2 528 000
2 528 000
*) Nivån för institutionens eventuellt kompletterande medfinansiering beror på den verkliga nivån för gemensamma
kostnader som uppstår på respektive institution.
Demografiska databasen. Motivering: (2) Medlen omfattar strategiskt viktiga
samarbetspartners för Umeå universitet. Mot bakgrund av att verksamheten i Haparanda,
Jörn och Karesuando är av stor regionalpolitisk betydelse beviljas medfinansiering med
hälften av ordinarie uttag avseende universitetsgemensamma kostnader.
